Centrum Zajęć Pozaszkolnych nr 3 w Łodzi

zwany dalej „Regulaminem”

§ 1 Zasady ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i procedury związane z przeprowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 130 000 PLN

2. Podstawowe pojęcia:

1. awaria – należy przez to rozumieć nagłe, nieprzewidziane zdarzenie powodujące uszkodzenie w mieniu lub zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi, które wymaga natychmiastowego podjęcia działań w celu usunięcia jego skutków

2. cena – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy
   z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178);

3. dokument księgowy – należy przez to rozumieć dowód księgowy w rozumieniu art. 21 ust. 1 i art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351, 1495, 1571, 1655 i 1680);

4. dostawy – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu art. 7 pkt 4 ustawy;

5. kierownik zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora jednostki;

6. komisja – należy przez to rozumieć komisję powołaną do przygotowania
   i przeprowadzenia procedury związanej z udzieleniem zamówienia publicznego;

7. kryteriach oceny ofert – należy przez to rozumieć cenę albo cenę lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia;

8. najkorzystniejsza oferta – należy przez to rozumieć ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny lub kosztu lub ofertę z najniższą ceną lub kosztem;

9. plan postępowań o udzielenie zamówienia – należy przez to rozumieć plan udzielania zamówień publicznych w jednostce dla dostaw, usług i robót budowlanych. Plan postępowań o udzielenie zamówień jakie przewidywane są w danym roku finansowym
   i zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego i Biuletynie Zamówień Publicznych;

10. plan – należy przez to rozumieć plan udzielania zamówień publicznych w Centrum Zajęć Pozaszkolnych nr 3 dla dostaw, usług i robót budowlanych;

11. projekt – należy przez to rozumieć jednorazowe, niepowtarzalne, złożone przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego produktu, dostarczenia unikalnej usługi lub uzyskania unikalnego rezultatu realizowane przez powołany do tego zespół projektowy; projekt powinien mieć określony początek i określony koniec realizacji; projekt może składać się z kilku zadań inwestycyjnych i/ lub bieżących;

12. projekt umowy – należy przez to rozumieć wzór umowy zawierający dane wynikające z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

13. roboty budowlane – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu art. 7 pkt 21 ustawy;

14. rozporządzenie o ochronie danych (RODO) - należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1, z późn.zm.1;

15. usługi – należy przez to rozumieć ustawy w rozumieniu art. 7 pkt 28 ustawy;

16. ustawa – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. − Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2019 r. poz. 2020, z 2020 r. poz. 1086)

17. ustawia o e-fakturowaniu - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 9 listopada 2018 r.
    o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (Dz. U. z 2020 r. poz. 1666);

18. ustawia o finansach publicznych – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, 1622,1649 oraz 2020 r. poz. 284, 374, 568, 695, 1175, 2320);

19. wartości szacunkowej zamówienia – należy przez to rozumieć wartość zamówienia dla dostaw, usług i robót budowlanych, stanowiącą całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością

 

20. wniosek – należy przez to rozumieć wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z wymaganymi załącznikami,

 

21. wykonawca – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

22. zamawiający– Miejska Jednostka Organizacyjna (Nazwa Jednostki);

23. zamówienie – należy przez to rozumieć umowę odpłatną zawieraną między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług;

4. Obowiązkiem pracownika jednostki, odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia jest bezstronne (obiektywne), staranne, zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia.

5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu z postępowania, jeżeli występują okoliczności budzące uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności.

6. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają oświadczenie o bezstronności, stanowiące załącznik Nr 4 do Regulaminu. Osoby wykonujące czynności, wobec których występują okoliczności budzące uzasadnione wątpliwości co do ich bezstronności podlegają wyłączeniu z postępowania.

7. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1. zachowania uczciwej konkurencji - zamawiającemu nie wolno określać przedmiotu zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję, zamawiający zobowiązany jest, bez uszczerbku dla zdefiniowanych przez siebie potrzeb, zapewnić dostęp do zamówienia wszystkim wykonawcom, którzy są zdolni do wykonania tego zamówienia. Wymagania zamawiającego muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia, ani zbyt wysokie, gdyż mogłyby utrudniać uczciwą konkurencję, ani zbyt niskie, gdyż przez selekcję przeszliby wykonawcy niezdolni do realizacji zamówienia.

2. równego traktowania wykonawców - wszyscy wykonawcy powinni mieć zapewniony równy dostęp do istotnych dla postępowania informacji w jednakowym czasie, a ocena ofert musi się odbywać według wcześniej sprecyzowanych i znanych wykonawcom kryteriów. Nakazuje zamawiającemu zachowanie jednakowego podejścia do wykonawców na każdym etapie postępowania – bez stosowania przywilejów i środków dyskryminujących wykonawców ze względu na ich właściwości. Wymagane warunki udziału w postępowaniu nie mogą więc być sformułowane w taki sposób, by preferować tylko niektóre podmioty.

3. proporcjonalności - oznacza, że opisane przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu muszą być uzasadnione jego charakterystyką, zakresem, stopniem złożoności lub warunkami realizacji zamówienia. Nie powinny także ograniczać dostępu do zamówienia wykonawcom dającym rękojmię należytego jego wykonania. Obowiązkiem zamawiającego przy kształtowaniu wymagań stawianych wykonawcom jest nie tylko odniesienie się do przedmiotu zamówienia, ale też ocena sytuacji rynkowej.

4. przejrzystości postępowania - ma służyć wprowadzaniu jasnych i klarownych reguł, dzięki którym wykonawcy będą mieli możliwość zweryfikowania oraz skontrolowania działań podejmowanych przez Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia zobowiązanie zamawiających do obiektywizmu, bezstronności. Przejrzystość rozumiana jest też jako mechanizm pozwalający na kontrolę poprawności oraz zgodności działań zamawiającego i prowadzonych przez niego postępowań z przepisami. Tym samym ogranicza ona ryzyko arbitralnego przygotowania i prowadzenia postępowania oraz faworyzowania wykonawców. Przejrzystość można zatem rozumieć jako sposób przygotowania i prowadzenia postępowania, który zapewnia zachowanie pozostałych zasad prowadzenia postępowań. 

5. racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi - wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

6. postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej, w postaci papierowej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w zależności od sposobu komunikacji wybranego przez komórkę organizacyjną lub Wydział.

7. postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim.

8. wykonawca składa tylko jedną ofertę. Ofertę składa się w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w postaci papierowej lub elektronicznej. Oferta winna być podpisana przez osobę do tego uprawnioną. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę. Oferta papierowa złożona po wyznaczonym terminie zostanie zwrócona wykonawcy bez jej otwierania. W przypadku złożenia po terminie oferty przesłanej elektronicznie, zamawiający niezwłocznie po jej otrzymaniu, poinformuje wykonawcę, że nie będzie ona podlegać rozpatrzeniu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

 

9. zamawiający może dopuścić możliwość składania ofert częściowych albo udzielić zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wartością zamówienia jest wówczas łączna wartość poszczególnych części zamówienia.

10. zamawiający może zastrzec w każdym czasie możliwość nierozpatrywania oferty, odwołania lub zmiany warunków postępowania o udzielenie zamówienia, jak również posiada prawo do zamknięcia postępowania bez wyboru oferty, przy czym informacja ta winna być podana w dokumencie wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia.

11. zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z treścią OIWZ lub zapytania ofertowego publikowanego, które nie mają istotnego wpływu na treść złożonej oferty.

12. w toku dokonywania oceny złożonych ofert można żądać od wykonawców udzielenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert i dokumentów lub uzupełnień dokumentów.

13. dokumenty z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są jawne, za wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913).

14. przed udzieleniem zamówienia kierownik zamawiającego winien dokonać akceptacji wydatku. Przedmiotowa akceptacja powinna zostać złożona w formie pisemnej, przez kierownika jednostki organizacyjnej.

 

§ 2 Plan udzielania zamówień

 

1. Podstawą realizacji zamówień w Centrum Zajęć Pozaszkolnych nr 3 jest plan udzielania zamówień.

2. Kierownicy Centrum Zajęć Pozaszkolnych nr 3 lub upoważnieni pracownicy składają do Dyrektora jednostki plany działów w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych na rok następny.

3. Plany zamówień kierowane są do działu/osoby zajmującej się zamówieniami publicznymi, w celu sporządzenia projektu zbiorczego Planu zamówień publicznych na kolejny rok kalendarzowy (budżetowy).

4. Zapotrzebowania powinny obejmować wszystkie zamówienia, których rozpoczęcie realizacji jest planowane w ciągu najbliższego roku, bez względu na przewidywany termin zakończenia realizacji zamówienia.

5. Zamówienia, których termin realizacji przekracza jeden rok, ujmowane są w planie zamówień w roku, w którym następuje rozpoczęcie postępowania prowadzonego w celu udzielenia zamówienia, z podaną wartością za cały okres planowanego zamówienia.

6. Realizacja zamówienia nie ujętego w Planie, możliwa jest w przypadkach, których w dacie sporządzania planu nie można było przewidzieć, a jest ono konieczne dla prawidłowego działania jednostki.

7. Udzielenie zamówienia nieujętego w Planie zamówień (pozaplanowe przyznanie środków finansowych) może nastąpić po potwierdzeniu posiadania środków na realizację zamówienia przez Głównego Księgowego i akceptacji Dyrektora jednostki.

8. Zamawiający w terminie 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego, sporządza plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych lub na stronie internetowej zamawiającego.

9. Jeżeli zamawiający na podstawie przyjętego budżetu lub planu finansowego nie przewiduje udzielania zamówień, do których zastosowanie znajdują przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, nie jest zobligowany do przygotowania i upublicznienia planu.

10. Zamawiający udzielając zamówienia prowadzi Rejestr udzielanych zamówień publicznych, do których ustawy Prawo zamówień publicznych nie stosuje się, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik Nr 2 do Regulaminu, wyłącznie w formie elektronicznej.

11. Dokumenty księgowe oraz informacje potwierdzające udzielenie zamówień winny zostać odnotowane w Rejestrze.

12. W przypadku zawarcia umowy, w Rejestrze odnotowuje się wyłącznie umowę o udzielenie zamówienia

 

Informacja:

Plan finansowy obejmuje środki finansowe, wydatki, które będą potrzebne na dany rok, bez konieczności wskazywania konkretnych zamówień.

Plan zamówień zawiera wszystkie, konkretnie wskazane zamówienia bez względu na wartość, poniżej, jak i powyżej progu stosowania ustawy.

Plan postępowań zawiera tylko zamówienia powyżej 130 000 zł, czyli powyżej progu stosowania ustawy.

 

§ 3 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

 

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia jednostka szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:

1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

2. czy są zabezpieczone środki finansowe na realizację przedmiotu zamówienia

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą.

3. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia to czynność poprzedzająca wszczęcie postępowania.

4. Wartość szacunkową zamówienia na usługi lub dostawy należy ustalić zgodnie z przepisami art. 28 i 36 ustawy.

5. Wartość szacunkową zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo lub podlegające wznowieniu w określonym czasie, należy ustalić zgodnie z art. 28, 35 i 36 ustawy.

6. Wartość szacunkową zamówienia na roboty budowlane należy ustalić zgodnie z art. 28, 34 i 36 ustawy.

7. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia nie można zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy i Regulaminu.

8. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1. zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,

2. odpowiedzi cenowe wykonawców,

3. wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

4. kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia.

5. (w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi – roboty budowlane.

 

§ 4 Szczegółowa procedura postępowania o udzielenie zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 20 000 PLN

 

1. Do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 20 000 zł nie stosuje się procedur przewidzianych niniejszym Regulaminem.

2. Wyboru wykonawcy zamówienia dokonuje się w taki sposób, aby wydatek poniesiony na zamówienie został zrealizowany celowo i oszczędnie, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych.

3. Przed udzieleniem zamówienia kierownik zamawiającego winien dokonać akceptacji wydatku. Przedmiotowa akceptacja powinna zostać złożona w formie pisemnej, w zależności od wartości szacunkowej zamówienia, tj. w treści protokołu lub na innym dokumencie złożonym przez kierownika Zamawiającego.

4. Udzielenie zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 20 000 zł możliwe jest poprzez podpisanie zlecenia (potwierdzenia przyjęcia zamówienia do realizacji) przez obie Strony postępowania

 

 

§ 5 Szczegółowa procedura postępowania o udzielenie zamówień, których wartość szacunkowa przekracza kwotę 20 000 PLN, a nie przekracza kwoty 50 000 PLN

 

1. Udzielenie zamówienia na dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia może nastąpić w trybie:

1. zapytania ofertowego kierowanego do co najmniej trzech wykonawców z możliwością opublikowania na stronie internetowej zamawiającego/Biuletyn Informacji Publicznej,

2. negocjacji z jednym wykonawcą.

2. Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego publikowanego wszczyna się z chwilą jego opublikowania.

3. Publikacja zapytania ofertowego publikowanego następuje na stronie internetowej zamawiającego/Biuletynie Informacji Publicznej. Zamawiający może dodatkowo przesłać do znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą usługi, dostawy lub roboty budowlane, informację w formie papierowej lub za pośrednictwem poczty elektronicznej o wszczęciu postępowania oraz o miejscu publikacji zapytania ofertowego.

4. Zapytanie ofertowe publikowane powinno zawierać w szczególności: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, istotne warunki jego realizacji, m.in.: termin realizacji, warunki serwisu, okres gwarancji, termin i sposób zapłaty. W zapytaniu ofertowym należy określić termin składania ofert oraz sposób złożenia oferty.

5. Wykonawca może zwrócić się o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego publikowanego. Wyjaśnień należy udzielić niezwłocznie. Wyjaśnienia należy zamieścić na stronie internetowej zamawiającego.

6. Zmiana treści zapytania ofertowego publikowanego, w tym terminu składania ofert może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informacje o dokonanych zmianach należy zamieścić na stronie internetowej zamawiającego.

7. Termin składania ofert należy wyznaczyć z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym że termin ten nie powinien być krótszy niż 3 dni robocze od dnia zamieszczenia na stronie internetowej zapytania ofertowego publikowanego.

8. Wykonawca składa tylko jedną ofertę. Ofertę składa się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

9. Udzielenie zamówienia musi zostać poprzedzone sporządzeniem protokołu, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Regulaminu, z przeprowadzonego postępowania, zawierającego kolejne etapy procedury i zatwierdzonego przez kierownika zamawiającego.

10. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z jednym wykonawcą, jako formy kolejnego etapu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z wykonawcami, którzy złożyli oferty. Decyzja o przeprowadzeniu negocjacji winna zostać podjęta w formie pisemnej, przez kierownika zamawiającego.

11. Informacja o wyborze oferty najkorzystniejszej winna zostać zamieszczona na stronie internetowej zamawiającego.

12. Udzielenie zamówienia winno zostać potwierdzone zawarciem umowy z wybranym wykonawcą zgodnie z paragrafem 9.

 

§ 6 Szczegółowa procedura postępowania o udzielenie zamówień, których wartość szacunkowa przekracza kwotę 50 000 PLN, a nie przekracza kwoty 130 000 PLN.

 

1. Wniosek rejestruje się w rejestrze zamówień publicznych (załącznik nr 2).

2. Wniosek podlega akceptacji głównego księgowego pod względem zabezpieczenia środków finansowych.

3. Po uzyskaniu akceptacji o której mowa w ust. 2 wniosek zostaje przekazany do zatwierdzenia Dyrektorowi.

4. Na podstawie zaakceptowanego przez Dyrektora wniosku pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi przystępuje do procedury wyboru najkorzystniejszej oferty.

5. Udzielenie zamówienia może nastąpić w trybie:

1. zapytania ofertowego publikowanego na stronie internetowej zamawiającego/Biuletyn Informacji Publicznej,

2. negocjacji z jednym wykonawcą.

6. Podstawowym trybem udzielenia zamówienia jest zapytanie ofertowe.

7. Postępowanie w trybie zapytania ofertowego wszczyna się z chwilą jego opublikowania. Postępowanie w trybie negocjacji z jednym wykonawcą, wszczyna się z chwilą przesłania zaproszenia do negocjacji wykonawcy.

8. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1. opis przedmiotu zamówienia,

2. opis kryteriów wyboru wykonawcy,

3. istotne warunki jego realizacji, m.in.: termin realizacji, warunki serwisu, okres gwarancji, termin i sposób zapłaty,

4. termin składania oferty oraz sposób złożenia oferty.

10. Zapytanie ofertowe można skierować do wykonawców w jednej z następujących form:

1. w postaci papierowej;

2. za pośrednictwem poczty elektronicznej;

3. faksem;

4. elektronicznie – przez zamieszczenie treści zapytania na stronie internetowej zamawiającego

11. Wykonawca składa tylko jedną ofertę. Ofertę składa się w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

12. Udzielenie zamówienia musi zostać poprzedzone sporządzeniem protokołu, zgodnie z załącznikiem Nr 1 do Regulaminu, z przeprowadzonego postępowania, zawierającego kolejne etapy procedury i zatwierdzonego przez kierownika zamawiającego.

13. Pracownik działu zajmującego się zamówieniami publicznymi wnioskuje do Dyrektora jednostki o zatwierdzenie poszczególnych czynności w toku postępowania.

14. Dyrektor jednostki nie jest związany wnioskiem kierownika i może polecić powtórzenie czynności.

15. Wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty należy zawiadomić niezwłocznie o wyniku postępowania (podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty) o unieważnieniu postępowania lub o zamknięciu postępowania bez wybrania oferty, zamieszczając jednocześnie informację na stronie internetowej zamawiającego.

16. Za sporządzenie umowy odpowiedzialny jest pracownik działu zajmującego się zamówieniami publicznymi. Umowa następnie przedkładana jest do akceptacji głównego księgowego.

17. Kierownik zamawiającego odpowiedzialny jest za zawarcie umowy z wybranym wykonawcą.

18. Umowę sporządza się co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a drugi dla zamawiającego.

 

§ 7 Zamówienie udzielane w trybie negocjacji z jednym wykonawcą

 

1. Zamówienie jest udzielane jednemu wykonawcy w trybie negocjacji wtedy, gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1. jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia dokonanie weryfikacji cen oraz innych elementów istotnych dla realizacji zamówienia nie jest możliwe lub nie jest gospodarczo uzasadnione w trybie zapewniającym konkurencję;

2. jeżeli w przetargu lub w zapytaniu ofertowym publikowanym nie otrzymano żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;

3. przedmiot zamówienia objęty jest ochroną praw wyłącznych, w tym praw własności intelektualnej lub przemysłowej.

2. Uzasadnienie odstąpienia od porównania cen oraz innych elementów istotnych dla udzielenia zamówienia winno zostać udokumentowane w protokole, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do Regulaminu lub w protokole z prac komisji, z wyjątkiem zdarzenia kwalifikowanego jako awaria.

3.  Postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie negocjacji z jednym wykonawcą wszczyna się z chwilą przesłania zaproszenia do negocjacji, udzielenie zamówienia następuje po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą.

4. Przebieg prowadzonych negocjacji winien zostać uwzględniony w dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia i stanowić załącznik do protokołu, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 do Regulaminu. Dokument winien być podpisany przez strony prowadzące negocjacje.

 

§ 8 Awarie

 

1. W przypadku wystąpienia awarii i konieczności udzielenia zamówienia, ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł przewidzieć i wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, postanowień określonych w § 4-6 nie stosuje się.

2. Zamówienie ma na celu jedynie niezbędne usunięcie skutków zdarzenia i charakteryzuje się krótkim okresem trwania. Po dokonaniu niezbędnych działań zabezpieczających, jednostka winna sporządzić protokół ze zdarzenia.

3. Protokół ze zdarzenia winien być podpisany przez wykonawcę oraz zatwierdzony przez kierownika zamawiającego.

4. Protokół ze zdarzenia winien zawierać, w szczególności:

1. przedmiot zamówienia;

2. uzasadnienie wyboru trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (faktyczne i prawne);

3. osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

4. dane wykonawcy;

5. wartość zamówienia;

6. cenę;

7. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

7. W przypadku awarii, której skutki zostały usunięte przez pracownika zamawiającego, a przedmiotem zamówienia ze względu na rodzaj była dostawa, protokół winien zostać podpisany przez pracownika oraz zatwierdzony przez kierownika zamawiającego z uwzględnieniem powyższego zapisu w treści protokołu z awarii.

8. Udzielenie zamówienia winno nastąpić zgodnie z § 9.

 

§ 9 Udzielenie i realizacja zamówienia

 

1. Kierownik zamawiającego zobowiązany jest do zawarcia umowy na piśmie, jeżeli:

1. przedmiotem zamówienia są usługi lub roboty budowlane, przy czym w przypadku gdy wartość szacunkowa zamówienia na usługę nie przekracza kwoty 20 000 PLN, dopuszcza się możliwość podpisania przez obie Strony postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zlecenia;

2. wartość szacunkowa dostaw przekracza kwotę 20 000 PLN.

2. Zawarcie umowy na piśmie nie jest wymagane, jeżeli:

1. przedmiotem zamówienia jest udział pracownika Urzędu w szkoleniu lub konferencji za wyjątkiem zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej zgodnie
   z wytycznymi;

2. istnieje potrzeba natychmiastowego udzielenia zamówienia w celu usunięcia awarii, o której mowa w § 8 ust. 5;

3. wartość szacunkowa dostaw nie przekracza kwoty 20 000 PLN.

3. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy lub zlecenia musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie lub warunkami określonymi w protokole z negocjacji.

4. Integralną część umowy winna stanowić wybrana przez zamawiającego oferta, parafowana przez wykonawcę.

5. Zmiana umowy może nastąpić na warunkach w niej określonych lub na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego.

 

§ 10 Odpowiedzialność

 

1. Za prawidłową procedurę postępowania w procesie udzielania zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej wartości 130 000 PLN odpowiadają pracownicy i kierownik działu zajmującego się zamówieniami publicznymi biorący udział w udzielaniu zamówienia.

2. Za prawidłową procedurę postępowania w procesie udzielania zamówień oraz za zabezpieczenie środków finansowych na ich realizację odpowiada Dyrektor jednostki.

 

 

Załącznik Nr 1

do Regulaminu

Znak sprawy:………………………………

 

 

Protokół

1. Opis przedmiotu zamówienia:

…………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………….……

2. Zamówienie ujęte w Planie, pod pozycją planu jednostki organizacyjnej numer:………...……/ kwota………./grupa rodzajowa……………….…….……../wartość grupy rodzajowej………….……

Zamówienie nie ujęte w Planie - uzasadnienie braku zgłoszenia do Planu stanowi załącznik do protokołu.

3. Wartość szacunkowa (netto): …………..…PLN

Ustalenia wartości szacunkowej dokonano zgodnie z przepisami art. ……………………………na podstawie….…………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………...

(data ustalenia szacunkowej wartości zamówienia i podpis osoby dokonującej ustalenia wartości szacunkowej zamówienia)

4. Wszczęcie postępowania **……………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………................................................................

4. Na podstawie § ………… Regulaminu skierowano zapytanie ofertowe w formie:

3. 1. pismem, znak: ………………………………………z dn. ………………………………………..

   2. pocztą elektroniczną, w dniu ……………………………...………………….…………………..

   3. faksem, znak pisma: .………….…… z dn. ……………………………………………………….

4) elektronicznie – przez zamieszczenie treści ogłoszenia na stronie internetowej ……………………….

6. Zapytanie przesłano do następujących wykonawców:

1. …………………………………………………………………………………...………

2. ………………………………………………………………………...…………………

3. ……………………………………………………………………………...……………

7. Odpowiedź otrzymano od następujących wykonawców:

1. …………………………………………………………..…………….…………………

cena oferty brutto: ………………………...…………PLN.

czas realizacji: od dnia……….. do dnia…..………/…… dni roboczych/kalendarzowych*

inne …………………………………………………………………………….……………

2. ……………………………………………......………………………………….………

cena oferty brutto: ……………………..…………PLN.

czas realizacji: od dnia……….. do dnia…..………/…… dni roboczych/kalendarzowych*

inne ……………………………………………………………………….…………………

3. ………………………………………………………………………………...…………

cena oferty brutto: ………………………...…………PLN.

czas realizacji: od dnia……….. do dnia…..………/…… dni roboczych/kalendarzowych*

inne ………………………………………………………………………………………

8.Szczegółowe uzasadnienie odstąpienia od zapytania ofertowego z przyczyn wskazanych
w § 7 ust. 1 Regulaminu, jak również przebieg prowadzonych negocjacji, określonych § 7 ust. 4 Regulaminu stanowią załączniki do Protokołu.

9. Proponowany wykonawca:

………………………………………………………………………………………………...…

z siedzibą w: …………………………...………………………………………………………..

Uzasadnienie wyboru:

…………………………………………………………………………………………….…..…

planowany termin wykonania usług / robót budowlanych*: ……………………………………………………………………………………………………

 

cena oferty brutto: ………………………...…………PLN.

……………………………………………………………………………….

(data i podpis pracownika merytorycznego sporządzającego protokół)

 

Wyrażam zgodę / odmawiam wyrażenia zgody* na udzielenie zamówienia.

 

 

……………………………………………

(data i podpis kierownika zamawiającego)

Załączniki:

• dokumenty związane z przeprowadzoną procedurą (należy wskazać właściwe załączniki)

* niepotrzebne skreślić

** wszczęciem postępowania w trybie zapytania ofertowego jest skierowanie zaproszenia do wykonawców lub zamieszczenie na stronie internetowej, natomiast w trybie negocjacji z jednym wykonawcą jest przesłanie zaproszenia do negocjacji

Załącznik nr 3 do Regulaminu

 

WNIOSEK O PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, KTÓREGO WARTOŚĆ SZACUNKOWA JEST NIE MNIEJSZA NIŻ …….. PLN, A NIE PRZEKRACZA KWOTY 130 000 PLN
Karta obiegu wniosku (prezentaty jednostek organizacyjnych rejestrujących wniosek):
1.	1. Przedmiot zamówienia: Dostawy 1)   Usługi 1)   Roboty budowlane 1)   Zamówienie dotyczy realizacji Projektu, o którym mowa § 1 ust.2 pkt 10 Regulaminu:   TAK* ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… NIE   * należy podać nazwę projektu   Proponowany tytuł postępowania o udzielenie zamówienia publicznego : ……………………………………………………………………………………………………………………………… Skrócony opis przedmiotu zamówienia, ze wskazaniem najistotniejszych elementów zamówienia……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………… 2. Opis proponowanych kryteriów oceny ofert (podać jeśli waga ceny nie stanowi 100 %) wraz z określeniem % ich wagi: Cena ………………………waga ………………%, …………………………….waga ……………….%, …………………………….waga ………………..% Opis sposobu oceny kryteriów pozacenowych: ……………………………………………………., ……………………………………………………., 3. Opis proponowanych warunków udziału w postępowaniu przetargowym (jeśli są wymagane)…................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………... ………………………………………………………………………………………………………………………………     4. Wadium w wysokości ………%2)(nie więcej niż 3% wartości zamówienia, o której mowa w pkt. 2, a jeżeli przewidziane jest udzielanie zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych lub zamówień na dodatkowe dostawy w wysokości nie większej niż 1,5 % wartości zamówienia podstawowego)
2.	1. Wypełnić w przypadku zamówienia dotyczącego dostaw lub usług Ustalona z należytą starannością wartość szacunkowa zamówienia (netto) wynosi: ………... PLN tj. ……… Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia dokonano na podstawie…………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………… Wartość szacunkowa tego samego rodzaju zamówienia w ramach całego projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej wynosi (netto) wynosi: ………... PLN tj. ……… 2. Wypełnić w przypadku zamówienia dotyczącego robót budowlanych Ustalona z należytą starannością wartość szacunkowa obiektu budowlanego / robót budowlanych (netto) wynosi: ………... PLN tj. …….…… w tym: (nie wypełniać w przypadku realizacji obiektu budowlanego/robót budowlanych bez podziału na części) Wartość szacunkowa części obiektu budowlanego / części robót budowlanych udzielanego zamówienia wynosi (netto) w PLN tj. i obejmuje zamówienia polegających na powtórzeniu podobnych robót budowlanych o wartości szacunkowej (netto)……………..PLN, tj.….………… Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia dokonano zgodnie z przepisami art………………… na podstawie…………………………………………………………………………………………………………....... 3. Osoba dokonująca ustalenia wartości szacunkowej przedmiotu zamówienia: ……………………………………………………………………………………………………………………………… 4. Data ustalenia wartości szacunkowej zamówienia……………………………………………………………………….
3.	Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej1)   Tak3 - udział środków Unii Europejskiej w wartości szacunkowej zamówienia wynosi …. %, (o ile jest znany) Nie   ……………………………………………………………………………………………………………………..… (jeśli tak, należy podać nazwę projektu/programu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie w przypadku złożenia wniosku przed zawarciem takowej umowy, informację o objęciu projektu dofinansowaniem na podstawie właściwego dokumentu np: uchwały zarządu województwa o przyjęciu listy projektów wyłonionych do dofinansowania)
4.	Uwzględniono w planie zamówień jednostki organizacyjnej 1), 2):   tak - z pozycji nr ……….. Planu …………………………………………………… (podać nazwę jednostki) uwzględniono wartość ……………..… PLN netto* - z pozycji nr …………Planu ………………………………………….……...… (podać nazwę jednostki) uwzględniono wartość ………………… PLN netto*     nie - szczegółowe uzasadnienie braku zgłoszenia zamówienia do Planu stanowi załącznik do wniosku4)   .......-……-……. roku …………………………….……………………………………………... (podpis z pieczątką imienną osoby wypełniającej)
5.	Osoba/y proponowane przez komórkę organizacyjną do składu komisji, ze wskazaniem na znajomość przedmiotu zamówienia: ………………………………….. - ……………………………………….…. - ……………………………………… ………………………………….. - ……………………………………….…. - ……………………………………… (imię i nazwisko) (nazwa komórki) (kontakt –telefon, email)
6.	Integralnymi załącznikami do niniejszego wniosku jest:   szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z ustaleniem wartości szacunkowej zamówienia zgodnie z wymogami Regulaminu   dokumentacja projektowa (wraz z przedmiarem robót);   specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych;   kosztorys inwestorski;   program funkcjonalno–użytkowy (w przypadku robót budowlanych w formule zaprojektuj i wybuduj);   ustalenie wartości szacunkowej ustalonej na podstawie planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych (w przypadku robót budowlanych w formule zaprojektuj i wybuduj);   prawomocna decyzja o pozwoleniu na budowę lub zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych, wraz z informacją o braku sprzeciwu właściwego organu, co do wykonania tych robót;   oświadczenie o dysponowaniu nieruchomością na cele budowlane oraz, że stan prawny nieruchomości objętych przedmiotem zamówienia został zbadany i pozwala na zrealizowanie planowanego zamówienia (w przypadku braku prawomocnej decyzji o pozwoleniu na budowę lub zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych);   oświadczenie, że dokumentacja projektowa, służąca do opisu przedmiotu zamówienia na wykonanie robót budowlanych, wraz z kosztorysem inwestorskim i specyfikacjami technicznymi wykonania i odbioru robót załączona do wniosku w formie papierowej jest kompletna i zgodna z formą elektroniczną załączoną do wniosku oraz z dokumentacją projektową, stanowiącą podstawę do wykonania robót budowlanych;   uzasadnienie zastosowania innego trybu niż przetarg;   w przypadku zamówienia nieplanowanego, należy załączyć szczegółowe uzasadnienie braku ujęcia zamówienia w Planie z wykazaniem okoliczności potwierdzających, iż jego realizacja jest konieczna i wynika z sytuacji, której zamawiający nie przewidział w dacie sporządzenia Planu;   wzór umowy / istotne postanowienia umowy   kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem umowy o dofinansowanie, a w przypadku złożenia wniosku przed zawarciem umowy o dofinansowanie, informację o objęciu projektu dofinansowaniem na podstawie właściwego dokumentu np.: uchwały zarządu województwa o przyjęciu listy projektów wyłonionych do dofinansowania, w wersji papierowej lub elektronicznej rozumianej, jako dane zapisane na nośnikach typu CD/DVD/ USB lub przesłane na adres poczty elektronicznej jednostki   logotyp projektu (czarno-biały i w kolorze) rozmieszczony zgodnie z wytycznymi w edytowalnym dokumencie Microsoft Word, w wersji elektronicznej rozumianej, jako dane zapisane na nośnikach typu CD/DVD/ USB lub przesłane na adres poczty elektronicznej jednostki
7.	1. Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia (brutto): ……………………………PLN w tym2): - części nr 1 ……………………………PLN, - części nr 2 ……………………………PLN, - części nr ... ……………………………PLN,   2. Wnioskuję o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:     ......-…...-……. roku …………………………….……………………………………………………... (podpis z pieczątką imienną kierownika lub uprawnionego pracownika)
8.	Opiniuję wniosek   Pozytywnie Negatywnie, uzasadnienie: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….       ....-….-……... roku …………………………….………………………………………………….……… (podpis z pieczątką imienną Dyrektora jednostki )

 

1) właściwe zakreślić.

2) jeżeli przewiduje się podział zamówienia na części, podać osobno dla każdej z części.

3) załączyć kopię wniosku i umowy o dofinansowanie wraz z logotypem (czarno-białym i w kolorze - w postaci elektronicznej), a w przypadku złożenia wniosku przed zawarciem umowy, należy załączyć przekazaną beneficjentowi informację o objęciu projektu dofinansowaniem na podstawie właściwego dokumentu, np.: uchwały zarządu województwa o przyjęciu listy projektów wyłonionych do dofinansowania.

4) załączyć szczegółowe uzasadnienie ze wskazaniem okoliczności skutkujących brakiem zgłoszenia zamówienia do Planu, w dacie jego sporządzenia.

 

 

Załącznik nr 4 do Regulaminu

 

Oświadczenie o bezstronności

[zaznaczyć właściwe z listy poniżej]

 kierownika Zamawiającego

 pracownika zamawiającego, któremu kierownik Zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności

 członka komisji przetargowej

 biegłego

 innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

 

w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. ….……..…………………….……… …………………………………………………………[nazwa postępowania], prowadzonym przez …………………………………………………………………………….. [nazwa Zamawiającego].

Ja niżej podpisany:

 

Imię (imiona) .........................................................................................................................................

 

Nazwisko .........................................................................................................................................

 

Ja, niżej podpisany(a),oświadczam, że:

• nie ubiegam się o udzielenie zamówienia;

• nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli, nie pozostaję we wspólnym pożyciu z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

• w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą, nie otrzymywałem od wykonawcy wynagrodzenia z innego tytułu i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

• nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia z uwagi na posiadanie bezpośredniego lub pośredniego interesu finansowego, ekonomicznego lub osobistego w określonym rozstrzygnięciu tego postępowania.

• nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o którym mowa w art. 228-330a, art. 270, art. 276, art. 286, art. 287, art. 296, art. 296a, art. 297, art. 303 lub art. 305 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 i 1517) o ile nie nastąpiło zatarcie skazania.

 

 

.............................................. dnia ………......…. r.

 

 

............................................................

(podpis)

 

 

 istnieją okoliczności, wskazane w pkt………. (wskazać odpowiedni punkt z listy powyżej), które mogą budzić wątpliwość co do mojej bezstronności wobec potencjalnego wykonawcy………………………………………………………………………………………………………………..(nazwa firmy), w związku z tym wyłączam się z prac związanych
z przygotowaniem niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Szczegółowe pisemne uzasadnienie będące podstawa do wyłączenia przedstawiam w załączeniu.

 

...............................…dnia …………………......…. r.

 

 

............................................................

(podpis)